Требования к помещениям архива организации

СОЗДАЕМ АРХИВ В ОРГАНИЗАЦИИ. КАК ПРАВИЛЬНО ЭТО СДЕЛАТЬ?

Как организовать архив? Как правильно хранить документы и сколько лет? Как определить сроки хранения документов? Можно ли уничтожить «ненужные» документы? И еще много подобных вопросов возникает у руководителей, которые, заботясь о сохранности документов, не знают, с чего начать, как правильно организовать хранение документов. К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение архивов, у многих сложилось упрощенное представление об архиве, как о складе старых и ненужных бумаг, которые можно сложить в пыльную кладовку. Но это далеко не так. Даже небольшая организация имеет свою историю, которая отражается в приказах, отчетах, аналитических справках и других документах по основной деятельности, а документы по личному составу содержат сведения о стаже и о заработной плате, необходимые людям, работавшим в этой организации. Руководители в свою очередь несут ответственность за сохранность тех и других документов.

И все же, зачем создавать архив в организации и как это сделать правильно?

Во-первых, архив в организации создается с целью централизованного хранения, упорядочения и использования документов, законченных делопроизводством, в том числе и документов по личному составу.

Хранение документов в архиве организации осуществляется в течение сроков, установленных статьей 22 Закона РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства, осуществляющее прием и хранение архивных документов. В зависимости от состава документации в организации могут создаваться: архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизульный архив, архив документации на электронных носителях.

Во-вторых, необходимо знать, какие нормативно-методические документы помогут при организации работы архива: это –

-Основные правила работы архивов организаций, утверждены решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,

-Перечень типовых управленческих документов, образовавшихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден директором Росархива 06.10.2000 г.,

-Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Росархива от 18.08.1992 г. № 176.

В-третьих, необходимо возложить обязанности на работника (или структурное подразделение) по ведению архива; разработать положение об архиве на основании Примерного положения об архиве организации, согласовав его с архивной службой (архивное учреждение на территории города или района).

В-четвертых, выделить помещение (хранилище), отвечающее нормативным требованиям хранения документов и условиям труда работников. Как требует архивное законодательство «руководитель обязан обеспечить финансовые, материально-технические условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов».

В этой статье мы рассмотрим вопросы, касающиеся требований, предъявляемых при освоении помещений и о создании оптимальных условий для хранения документов, а также об ответственности за сохранность документов в организации.

Требования к помещению, выделенному под архив

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельное помещение в административном здании организации. Не допускается использование ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений (в частности, подвалов и чердаков), а также помещений, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и складскими помещениями для хранения взрывчатых и пожароопасных веществ.

К помещению, выделенному под хранение документов, предъявляются следующие требования:

-хранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;

-помещение должно быть оборудовано охранной и противопожарной сигнализацией;

-в хранилище не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные трубопроводы;

-электропроводка должна быть скрытой, розетки и выключатели должны быть размещены на наружной стене хранилища;

-не допускается размещение предметов бытовой техники, посторонних предметов;

-запрещается применение открытого огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов.

Хранилища должны быть оборудованы стеллажами для размещения документов, стеллажи могут быть стационарными или передвижными. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, расстояние между стеллажами – 75 см, расстояние между нижней полкой и полом – не менее 15 см. Документы хранятся в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу или подоконниках.

Требования к соблюдению режимов хранения

Соблюдение режимов хранения документов обеспечивается при создании оптимальных условий хранения, исключающих утрату, повреждение документов и вредное воздействие на них окружающей среды:

-температурно-влажностный режим для хранения документов на бумажной основе достигается при температуре не менее 17-19° С, при относительной влажности воздуха 50-55%; в помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха; измерение параметров температуры и влажности осуществляется специальными приборами: психрометрами, гигрометрами, термометрами;

-соблюдение санитарно-гигиенического режима предполагает содержание хранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли; в помещении хранилища необходимо проводить систематическую влажную уборку, проводить обеспыливание стеллажей, полок, коробок и связок не реже одного раза в год, проводить обследование на выявление биологических повреждений документов и при обнаружении принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений; с целью профилактики полы, плинтусы, стены, подоконники, оборудование хранилища обрабатываются водными растворами антисептиков (2% формалин или 5% катамин) не реже одного раза в год;

-для соблюдения светового режима хранение документов осуществляется в условиях затемнения естественного освещения, на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы; для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах;

-для соблюдения охранного режима хранения документов помещение архива должного быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией; в нерабочее время двери хранилища должны опечатываться; помещение должно быть оборудовано огнетушителями из расчета: один на площади 50 м 2 , но не менее двух на отдельное помещение; в архиве должен быть разработан план эвакуации на случай чрезвычайной ситуации.

Ответственность за хранение, учет и использование архивных документов

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

-несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

-утрату и несанкционированное уничтожение документов;

-необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения, документов по личному составу, документов подведомственных организаций при их ликвидации или изменении формы собственности;

-нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

За несоблюдение законодательства об архивном деле установлены меры ответственности: Конституцией РФ (статьи 24, 29), Законом РФ «Об акционерных обществах» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ (статья 89), Законом РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ (статьи 15, 17, 22, 27). Кодексом РФ «Об административных правонарушениях» (статьи 13.20, 28.3) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлены административные санкции в виде предупреждения или наложения штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 минимальных размеров оплаты труда; дела об административных правонарушениях, предусмотренные данными статьями, рассматриваются мировыми судьями.

Итак, мы рассмотрели, где и как должны храниться архивные документы в организации, иными словами, одну из задач архива. О том, как решает архив организации задачи по упорядочению и использованию архивных документов, мы расскажем в следующем материале.

Опубликовано:

Консультант-Пермь. – 2005. – Май. – № 5.

Нормативные требования к зданиям и помещениям архива

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Архивы — те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов — этакие «архивные гулаги». Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов

Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.

Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.

Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.

Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.

Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.

В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.

В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.

Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.

Каждому архивному фонду присваивается название и номер.

При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.

Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.

Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.

Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

Документы к биографии фондообразователя;

Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;

Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;

Хронологическими границами архивного фонда являются:

Организации – даты образования и ликвидации.

Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.

Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006

Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007

Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001

Голиков А.Г. Архивоведение. Учебник для вузов. М., 2008

Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6

Малышева С.Ю.Основы архивоведения. Казань, 2002

Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2005

Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007

Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.

Требования к зданиям и помещениям архива

Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

архивохранилища;
рабочие помещения работников архива;
помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;
помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
помещения для хранения учетных документов;
комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);
научно-справочная библиотека;
методический кабинет;
выставочный зал.
Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Требования к помещению архива организации

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 — 19 °C, относительная влажность
воздуха – 50 — 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Методические рекомендации и пособия

Законодательная база Российской Федерации

Бесплатная горячая линия юридической помощи

• Энциклопедия ипотеки
• Кодексы
• Законы
• Формы документов
• Бесплатная консультация
• Правовая энциклопедия
• Новости
• О проекте

Бесплатная консультация

Навигация

Федеральное законодательство

• Конституция
• Кодексы
• Законы

Действия

• Главная
• ПРИКАЗ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Требования к помещениям архива (архивохранилища)

175. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.

Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

176. Здания архивов должны быть удалены:

от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

177. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:

хранилища для хранения документов;

помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив;

помещения для работы исследователей (читальный зал);

рабочие комнаты для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.

В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения:

для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

для реставрации, дезинфекции и переплета;

для размещения вычислительной и множительной техники;

вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

178. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

179. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилище подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.

Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.

180. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.

Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.), и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.

На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.

Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

181. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах — начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.

Требования к помещениям архива организации

Какие в настоящее время нормативно-технические документы регламентируют нормы проектирования технических архивов (площадь помещений под архив, размещение оборудования, служебно-бытовые помещения и помещения для работы с документами).

К каком нормативно-техническом документе регламентируется понятие «условная единица хранения документов в техническом архиве».

Ответ на вопрос № 1

Действующим нормативным документом, регламентирующим требования к архивным помещениям, является свод правил СП 118.13330.2012* «СНиП 31-05-2003. Актуализированная редакция. СНиП 31-06-2009. Актуализированная редакция. Общественные здания и сооружения», в тексте которого содержатся особые требования и ссылочные нормативные документы, которые учитываются при проектировании помещений хранения архивных материалов (например, норматив расчёта площади основного помещения хранения на бумажных носителей указан в пункте 5.33).

Другими руководящими и справочными документами, которые необходимо и целесообразно использовать при проектировании помещений технических архивов являются:

• «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Минкультуры России от 31.03.2015г. № 526;
• «Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД., 2002 г.;
• «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждены Приказом Минкультуры России от 12.01.2009 г. № 3;
• СН 426-82 «Инструкция по проектированию архивов» (документ утратил силу согласно приказа Госкомархитектуры № 259 от 29.12.1989);
• «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД., 2013 г.» (доступны по адресу: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-edoc-arch-2013.pdf );
• Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД., 2003г. — 112 с (доступно по адресу: http://www.studmed.ru/view/privalov-vf-obespechenie-sohrannosti-arhivnyh-dokumentov-na-bumazhnoy-osnove_dbb9ef7a06d.html);
• «Методические указания по внедрению ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. 1985г.», утверждены и введены в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. № 181 (доступны по адресу: http://lawru.info/dok/1985/06/11/n1182491.htm).

Одновременно необходимо учитывать, что площади вспомогательных помещений архива и уровень его технической оснащённости зависят от типа архивных документов и частоты их одновременного использования, а также стоимости технологического оборудования, поэтому эти параметры заказчику целесообразно указывать в задании на проектирование.

Ответ на вопрос № 2

До 2003 года определение понятия «Условная единица хранения архивных документов» содержалось в СНиП 2.08.02-89* «Общественные здания и сооружения», а именно:

«Условная единица хранения архивных документов — соответствует условному делу с размерами: 210х297х17 мм в архивохранилищах с горизонтальной системой архивного хранения при установке на 1 м стеллажей полки двух по высоте рядов первичных средств хранения с размерами 245х350х180 мм (в каждом 10 дел).»

Изменением № 5 к СниП 2.08.02-89*, принятым Государственным комитетом Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу постановлением № 98 от 23.06.2003г., данное понятие из указанного нормативного документа исключено.

В настоящее время для оценки объёма хранения архивных документов (в том числе и в СП 118.13330.2012) используется термин «единица хранения архивных документов», определение которому содержится в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а именно:

«130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение».

Обеспечение сохранности архивных документов (стр. 2 из 5)

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое 9 .

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4. внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

10. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

11. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов 10 .

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить документы на полу, подоконнике и в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов – сейфы и металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел.

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок и связок – 35-40, расстояние между полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками – 35 см.

Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи.

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища 11 .

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал для работы с документами различных размеров и видов, а так же следующие основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования 12 .

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

3.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет 13 . Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах 14 .

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки 15 .

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

• все электрооборудование отключается от источников питания;
• один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
• после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

• 1 м от насадков и наросителей;
• 0,5 м от лампочек;
• 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

• провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
• закрыть каждое окно;
• отключить освещение и все электрооборудование;
• покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

• оставлять без контроля работу электроприборов;
• перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
• выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
• курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении. При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей. Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения. Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении. Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

Архив организации: требования законодательства и современные технологии

Дата уточняется
Обучающий семинар в городе Москва
Стоимость: 16500 рублей

Ведущие семинара:

Все современные организации обязаны обеспечить сохранность, пополнение (комплектование), учёт и использование в различных целях образующиеся в их деятельности документной информации. Залогом успешной работы архива любой организации является правильное решение вопросов создания и организации его деятельности во всех аспектах, прежде всего правовых основ деятельности архива.

В рамках семинара ведущие эксперты в сфере архивного дела познакомят слушателей с современными нормативными документами, устанавливающими порядок создания, обработки, хранения и использования документов, даст практические рекомендации в области современного делопроизводства и архивного дела.

Программа семинара «Архив организации: требования законодательства и современные технологии»

1й день обучения

1. Роль архива в деятельности организации. Ключевые задачи архива. Организация работы архива в организациях различных форм собственности.
2. Требования к помещениям архива по пожарной безопасности. Обеспечение сохранности документов архива: режим хранения архивных документов, поддержание оптимальной температуры и влажности.
3. Законодательное регулирование работы архива организации. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
4. Комплектование архива. Основные учетные документы в архиве. Порядок ведения основных учетных документов. Организация хранения и обеспечения сохранности дел в архиве. Использование документов архива: порядок выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок; выдача дел во временное пользование. Учет документов архива.
5. Алгоритм составления и оформления номенклатуры дел: классификационная схема, формулирование заголовков дел, схема расположения категорий дел, определение сроков хранения, оформление номенклатуры дел. Порядок утверждения и введения в действие.

2й день обучения

1. Проверка правильности оформления документов в текущем делопроизводстве с целью их последующего хранения. Функциональный и структурный подход к систематизации и обеспечению сохранности документов. Правила формирования документов в дела. Составление заголовков дел. Порядок выдачи и изъятия документов и дел в текущем делопроизводстве.
2. Новые аспекты в экспертизе ценности документов. Создание экспертной комиссии организации. Функции экспертной комиссии. Положение об Экспертной комиссии. Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Связь с процессами деловой деятельности. Функциональные документные комплексы: виды, функции и сроки хранения документов.
3. Методические подходы к определению ценности документов. Аукционная и денежная оценка документов. Ценность, отражающаяся в сроке хранения. Сроки хранения бумажных и электронных документов. Выделение документов, не подлежащих уничтожению.
4. Система перечней документов со сроками хранения. Типовые и ведомственные перечни. Перечни организации. Рекомендации ИСО и Международного Совета Архивов по организации экспертизы ценности и установлению сроков хранения бумажных и электронных документов.

Стоимость участия

Стоимость указана в рублях. НДС не облагается (применяется упрощенная система налогообложения (Информационное письмо (Форма № 26.2-7) от 11.10.2013 № 1235). Затраты списываются на себестоимость согласно 264 ст. НК РФ.

При выборе полного пакета предоставляются скидки:

• 10% — при участии двух и более сотрудников от одной организации;
• 15% — при участии представителей ВУЗов, государственных организаций и органов государственной власти;
• 20% — для физических лиц (оплата обучения за свой счёт).

Вы всегда можете заказать корпоративное обучение по данной теме в удобные для Вас даты и под Ваш бюджет.

Документ об обучении

По окончанию обучения, после успешной сдачи итоговой аттестации, слушателям выдается Сертификат о пройденном обучении.